Situs Dosen STKIP Siliwangi Bandung - Diena San Fauziya, M.Pd.

Artikel Umum

Manajemen Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Dipublikasikan pada : 7 Agustus 2017. Kategori : .

Di lingkungan akademik, perpustakaan merupakan titik sentral yang akan dapat sangat mendukung kinerja akademis. Ini disebabkan karena perpustakaan merupakan gudang sumber informasi, meskipun pada era teknologi ini sebagian orang menganggap perpustakaan kalah praktis oleh gawai (gadget).

Unesa sebagai perguruan tinggi yang cukup besar memiliki perpustakaan pusat yang berada di Kampus Ketintang. Perpustakaan ini cukup besar dengan berbagai ruangan dan fasilitas di dalamnya. Untuk dapat terus tumbuh berkembang menjaga eksistensi diri, perpustakaan sebagai salah satu unit kerja Unesa mengelola sistem manajemen dengan cukup prosedural. Artinya, ada bagian-bagian dan subbagian-subbagian yang saling mendukung satu sama lain dalam pengelolaannya.

Perpustakaan ini buka Senin s.d. Kamis pukul 07.30 s.d. 16.00 WIB dan Jumat pukul 07.30-16.30 WIB. Tujuan perpustakaan Unesa adalah untuk mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi di Unesa, melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek pengumpulan informasi, pengolahan informasi, penyajian informasi, pelestarian informasi, dan penyebarluasan informasi.

Pada kunjungan dosen magang, ruang pertama yang dikunjungi adalah ruang tempat penyimpanan tas. Pengunjung harus menitipkan tas di ruang ini. Ada tiga orang yang bertugas menjaga ruang ini, ketiganya mendapat jadwal jaga masing-masing dua minggu secara bergantian.

Selanjutnya, ruangan yang dikunjungi adalah bagian pengadaan, pengolahan, dan otomasi. Untuk sistem pengadaan, dalam satu tahun perpustakaan mendapat dana dari instansi yang jumlahnya tidak tentu, namun paling sedikit 500 juta. Untuk pengadaan ini, seluruh civitas akademik, meliputi mahasiswa, dosen, dan karyawan didata mengisi form yang telah disiapkan untuk mendata buku apa yang dibutuhkan. Perpustakaan juga terkadang melakukan workshop untuk mendata kebutuhan referensi. Judul-judul yang terkumpul kemudian ditinjau dan dipilih. Proses pengadaan ditenderkan selama 60 hari kerja. Pembaharuan koleksi dilakukan lima tahun sekali, buku yang out of date terutama dalam bidang teknologi dihadiahkan.

Selain buku, perpustakaan juga mengarsipkan hasil-hasil penelitian, baik skripsi, tesis, ataupun laporan-laporan penelitian dosen. Skripsi dan tesis yang diserahkan ke perpustakaan hanya yang mendapat A, nilai selain A tidak diserahkan ke perpustakaan.

Selain bagian pengadaan, masih di ruangan yang sama juga terdapat bagian pengolahan. Job desk bagian pengolahan ini adalah mengolah buku dengan memberikan penomoran klasifikasi, nomor induk, dan pelabelan. Seluruh buku yang masuk harus terdaftar, baik itu buku pembelian, hadiah, ataupun pengganti. Buku yang sudah diberi nomor dan kode kemudian diinput di bagian otomasi agar masuk sistem. Buku juga diberi barcode untuk lebih memudahkan peminjaman sehingga tinggal discan dan tidak ditik lagi agar lebih mudah dan tidak salah nomor. Perpustakaan utama Unesa sudah bersistem online.

Perpustakaan Unesa cukup luas dan memiliki dua lantai. Di lantai dua terdapat ruang koleksi karya ilmiah, referensi dan sirkulasi, reserve dan AV, serta terbitan berkala.


Ruang Terbitan Berkala

Ruang koleksi karya ilmiah menyimpan hasil-hasil penelitian, mulai dari skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian dosen dan juga dokumentasi pengabdian (PPM) dosen. Skripsi yang dikoleksi perpustakaan hanya yang mendapat nilai A.

Ruang referensi dan sirkulasi terdiri dari dua bagian yang disatukan. Di dalam ruangan ini terdapat koleksi referensi yang menyimpan kamus, ensiklopedi, dan sejen isnya. Referensi yang ada tidak boleh dibawa pulang, tetapi pengunjung boleh memfotokopinya. Di seberang rak referensi terdapat bagian sirkulasi. Sirkulasi ini bagian untuk peminjaman dan pengembalian buku. Sementara buku yang boleh dipinjam disimpan di ruang tersendiri di samping ruang sirkulasi.

Untuk mencari buku koleksi, di ruang sirkulasi disiapkan komputer untuk mengakses OPAC (Online Public Acess Catalog). OPAC adalah katalog online yang akan memudahkan pengunjung mencari kode referensi. Pengunjung tinggal memasukkan kata kunci buku yang akan dicari dan sistem akan memunculkan nomor/kode buku. Di dalam penyimpanan buku, buku disimpan dan disusun di rak sesuai nomor/kode sehingga memudahkan pengunjung mencari buku sesuai nomor yang muncul di OPAC.

Setiap pengunjung diperbolehkan meminjam 6 buku selama 2 minggu. Jika terlambat mengembalikan maka dikenakan denda Rp500 per hari per buku. Sementara itu, buku yang hilang harus diganti dengan buku yang sama atau sejenis.

Ruangan selanjutnya adalah ruang reserve dan AV. Ruangan ini semacam ruang arsip koleksi. Semua buku yang masuk ke perpustakaan pusat disimpan satu eksemplar di ruang ini. Karena sifatnya arsip, koleksi yang ada di ruangan ini tidak boleh dipinjam. Di sini pengunjung hanya boleh membacanya di tempat yang sudah disediakan.
Di sebelah ruang reserve dan AV terdapat ruang terbitan berkala. Koleksi yang ada di ruang ini adalah referensi-referensi yang terbit secara berkala, seperti jurnal-jurnal, majalah-majalah, koran, dan buletin. Sama halnya dengan koleksi yang ada di ruang reserve dan AV (audio-visual), koleksi yang ada di ruang terbitan berkala tidak boleh dipinjam. Pengunjung hanya boleh membacanya di ruangan itu, di tempat lesehan yang nyaman yang sudah disediakan.

Selain dari ruangan-ruangan yang dikunjungi, sebetulnya perpustakaan utama Unesa ini juga memiliki layanan lain, seperti layanan CD-Rom/Jurnal online, layanan WARINTEK, layanan program translet, layanan home theatre, wifi area, ruang diskusi, dan sebagainya.

Perpustakaan utama Unesa ini dapat dikunjungi oleh semua civitas akademika Unesa, meliputi dosen, mahasiswa, dan karyawan. Mahasiswa tinggal menunjukkan KTM (kartu tanda mahasiswa) atau menunjukkan bukti pembayaran SPP terbaru. Dengan itu, dari penjelasan Bapak Johan selaku fasilitator kunjungan dosen magang diperoleh informasi bahwa keanggotaan perpustakaan untuk mahasiswa diperbaharui/diregistrasi secara berkala per semester. Bagi dosen dan karyawan cukup menunjukkan identitas pegawai (kartu pegawai). Sementara itu, pengunjung dari luar dapat melakukan registrasi di bagian TU perpustakaan. Di bagian ini juga dapat diperoleh layanan registrasi kartu sakti. Layanan kartu sakti ini merupakan salah satu program yang diterbitkan Forum Kerja Sama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN). Kartu ini dapat digunakan untuk berkunjung (baca di tempat dan fotokopi) ke perpustakaan perguruan tinggi yang menjadi anggota FKP2TN, seperti perpustakaan UNAIR, ITS, UNEJ, UNM, Brawijaya, UPI, dan lain sebagainya.

Magang Dosen Dikti 2017